Propuesta de uso
La herramienta propone un conjunto de elementos de calidad para la materia que están ordenados en categorías (ejes) y subcategorías (criterios). Cada elemento está vinculado a preguntas de reflexión que provocan la autoevaluación y el diálogo en el departamento entre las/los agentes implicados. Reflexionar sobre los elementos es hacerse preguntas acerca del estado actual de la materia en la institución, proyectar la viabilidad de cambios al pensar las barreras y potenciales, la implicación de los cambios, los recursos necesarios para hacerlo(s) y realizar un seguimiento de su eficacia. Este proceso demanda tiempo, por lo que se deben establecer prioridades o aspiraciones del departamento en términos de un elemento o grupo de elementos. No se recomienda una planificación basada en diversos elementos/criterios a la vez para que no se pierda el enfoque. Se debe pensar también en la temporalización teniendo en mente un objetivo. De esta forma, la recomendación es que el proceso se estructure en fases con tiempos determinados de consecución (Index, 2015 o Design Thinking):
- Registrar el proceso desde el principio.
- Incluir el mayor número de miembros del departamento para adoptar un compromiso común.
- Todos los miembros deben “ponerse en la situación”, entender los porqués del cambio y tomar conciencia de su necesidad.
- Consensuar un lenguaje común entre los implicados (glosario de términos).
- Identificar las motivaciones (contextuales y subjetivas) para el cambio, reflexionar sobre la realidad del sistema, quién puede implicarse directamente y los apoyos que existen.
- Buscar el apoyo institucional.
- Negociar y definir las prioridades de cambio entre elementos/criterios y cuando empezar.
- Pensar en la situación actual de aquel(os) elemento(s)/criterios del contexto. Las preguntas indicadas en la herramienta sugieren una reflexión.
- Hacer un análisis de viabilidad DAFO (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas).
- Registrar la comprensión que se vaya generando en el departamento durante el proceso (observaciones, factores que intervienen, logros, dificultades…).
- Tener en cuenta la interdependencia de elementos, es decir, la influencia de un elemento en otros.
- Poner en marcha el Plan definiendo su plan de temporalización.
- Registrar las informaciones iniciales esenciales (input), las acciones para el cambio (con sus detalles) y los aspectos que sean necesarios.
- Facilitar la visualización de las acciones acordadas.
- Hacer el seguimiento registrando los logros del proceso, con su fecha y el resultado del proceso (output).
- Revisar el proceso, sus impactos y efectividad.
- Reflexionar sobre el trabajo realizado.
- Considerar los próximos pasos.
Agenda de transformación
La “Agenda de transformación” es una forma sugerida de planificación para ejecutar un plan de cambio a partir de los elementos seleccionados en la herramienta. Forma parte de la Fase 2 e indica los procedimientos que se muestran en cada columna. Hay que tener en cuenta que primero hay que llevar a cabo la Fase 1 antes de la Fase 2, y que posteriormente hay que cumplir con las fases 3 y 4.
En el ejemplo que se muestra a continuación, se ha elegido el Elemento 1, del criterio 1 (Eje 1). Se deben introducir las prioridades de mejora, rellenando las columnas del cuadro. Las sugerencias se pueden basar en un elemento/criterio/eje, una pregunta o un grupo de preguntas, aunque no se recomienda una planificación basada en diversos elementos, más de un criterio o eje a la vez para que no se pierda el enfoque. No olvidar considerar cómo los cambios dentro de una sección concreta tendrán que ser apoyados por los cambios en otras partes, es decir, al elegir un elemento, estos pueden intervenir o condicionar a otros.
Propuesta de uso
Agenda de transformación
La “Agenda de transformación” es una forma sugerida de planificación para ejecutar un plan de cambio a partir de los elementos seleccionados en la herramienta. Forma parte de la Fase 2 e indica los procedimientos que se muestran en cada columna. Hay que tener en cuenta que primero hay que llevar a cabo la Fase 1 antes de la Fase 2, y que posteriormente hay que cumplir con las fases 3 y 4.
En el ejemplo que se muestra a continuación, se ha elegido el Elemento 1, del criterio 1 (Eje 1). Se deben introducir las prioridades de mejora, rellenando las columnas del cuadro. Las sugerencias se pueden basar en un elemento/criterio/eje, una pregunta o un grupo de preguntas, aunque no se recomienda una planificación basada en diversos elementos, más de un criterio o eje a la vez para que no se pierda el enfoque. No olvidar considerar cómo los cambios dentro de una sección concreta tendrán que ser apoyados por los cambios en otras partes, es decir, al elegir un elemento, estos pueden intervenir o condicionar a otros.
